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一般會議接待流程

發布時間:2015-05-14 [返回]

            廈門會議|福州會議|福建會議公司

一:會議資料準備

     1:會議資料:由主辦單位提供,其中文字資料,由承辦單位按會務組要求根據參會

人數印刷。

     2:會議資料(主辦單位提供)

     3:領導發言稿(主辦單位提供)

     4:《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。

     5:項目執行情況資料(主辦單位提供)

     6:展板所屬圖片(主辦單位提供)

     7:廣告牌設計稿

     8:歡迎布標、會議室布標

     9:會議禮品(按參會人數準備)

    10:會議代表證

    11:會議用餐券

    二:設備及設施準備

     1:投影儀、多媒體電腦一臺

    2:廣告牌按設計稿制作好,根據要求準備

    3:會議室一間(根據入會人數)

    4:車輛準備

    5:麥克風3只

    6:訂制領導座次牌(名單由主辦單位提供)

    7:會議形式:座談及課桌形式

    8:照相機一臺

    9:攝影機一臺、由專業人員操作

    三:會前準備工作程序

     1:根據會務組要求,代表報到前兩天,會議室會場布置(或分組討論)(會標、

廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排)按

部落實到位。

     2:據酒店提供的房況表,報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房

間,選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水

果種類及特殊安全保衛工作。

    3:提前兩天檢查餐廳環境衛生,桌椅擺設、餐具的完好程度,再次落實菜單及

服務到位情況。

    4:提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、

商家展板及宣傳設備的擺設位置,電源、燈光亮度、通道暢通等情況,會間攝

影、攝像設備,人員的準備。

    5:與酒店保安部組成會議安全組,在會議期間加強門衛、樓層行查,杜絕安全

隱患的發生。

    6:成立生活服務組,避免個別代表發生高原反應,聯系就診。

    7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

     四:會議其它費用開支預算

     1:代表證:2元/張

     2:廣告牌:萬通板,1米X2米板17元/塊;會議室主席臺背景1.9米X5.7米,需

用萬通板6板;徽標、刻字按字數、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元

     3:展板:根據主辦方要求,由我方代辦,費用按時結算。

     4:臨時用車:別克商務車(900元/天),現在瑞風商務車(700元/天),桑塔

那(450元/天),11座金杯車(500元/天)

     5:宴會標準(由貴公司訂標準)

     6:水果

     7:紀念品

     8:資料打印、復印

     9:照相、攝像

     10:其它

     五:會場布置

     1:布標

     2:按會議規定的擺防形式及要求布置好會場

     3:設立會務人員發放會議用品及文件

     4:確定會場攝影點和時間

     六:人員安排

     1:根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員,財務人員,票務,考

察咨詢,引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)

     2:會議全程督導人員,負責落實會議室布置、茶水供應及服務

     3:攝影組:根據會議需求安排攝影人員

     4:車輛小組:根據會議實到人數,落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小

組負責會議臨時接待服務工作。如:專家、領導臨時出行,就餐、會見等活動

的車輛。

     5:旅游接待小組:根據參加考察人數安排每車一位優秀導游,負責代表的服務

     6:生活小組:此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務,確保代表

會議期間的生活服務

     七:發票的開據

    在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要,開具正式發

票及酒店的住宿發票。

     八:會議接站

     1:會議報到當天,安排全天候接站,機場設立兩塊醒目接站牌,一塊設在正門

出站口,一塊設在提取行李出口處。火車站設一塊醒目接站牌。

    2:人員及車輛安排

    1):人員:機場設1-2人、(領導、專家除外)

    2):接站車輛:根據會務組要求派車

    3):領導、專家由會務組統一安排,根據航班、車次,派專人專車接送,需要

送花、護照的提前安排,保證準確安全接待。

     九:會議報到

     1:在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”

     2:報到登記時,填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。

     3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物,耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜,及時妥善處理好代表要求。

     4:根據會務組要求傳達通知、指示,準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券

     5:代表報到后,由行李員引導入住,同時辦理行李寄存

     6:當天打印會議通訊錄并與會務老師校對,及時發給代表

     7):會務組24小時有專職會議,隨時接待安排參會代表

    十:會議期間

     1:要求酒店落實叫早服務

     2:準確統計用餐人數并安排代表用餐,及時解決會議期間臨時發生的問題,確保會議正常進行

     3:會議室布置情況落實

     4:安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

     5:及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋

     6:與酒店 公司財務人員協調好票據的開取

     7:準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

    十一:會議考察

      1、代表的安全問題

      1)、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。

      2)、考察的整個行程中,我方派人員全程陪同、確保考察順利進行。

      3)、要求每個環節的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。

      4)、我中心承諾確保代表返程機、車票,并根據返程時間及方向分批送行,取保順利返程

      十二:會議結束工作

       1:會議結算

       1):我方向會務給出書面報告,交會務組審核。并列《會議結算清單》,包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支,我方承諾快捷、準確無誤

      2):向會務組提供所需發票

      3):返還會務組附加的會議利潤

      4):我方本著多年的辦公經驗,為會務組在各項費用開支中,爭取最大的利益

     2:會議返程

      1):我方根據代表返程機、車票時間及方向,分批送站,我方承諾確保代表順利返程

      2):我方可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務,并向會務組贈送麗江特色精美禮品

      3):我方向代表全面征求意見,了解此會議的滿意程度,并向會務組反饋


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