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大型會議接待流程

發布時間:2018-12-30 [返回]

             廈門子海會議服務有限公司  | 福州凱立會議會展公司    

廈門會議服務說明大型會議接待程序

  
在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后,應著手做以下工作:
 
1、及時與會務方負責人進行聯絡清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動,是否
有重要嘉賓參加等)
及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
  

2、若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關接待細節后,應及時向部門主管領導匯報情況,由部門主管領導召開協調會議,統籌整個會議的接待工作。
 
3、落實會議場地和房間數量
  
在會議洽談協商的過程中,
應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節,做好記錄,尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客
房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后,應告知餐飲部、房務部預留場地及房間。
  
4、簽訂會議協議,收取會議押金當會務方已確認所有會議細節后,雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議,并依照協議收取相應的會議押金;
 
5、下發會議接待通知單
  
簽訂好會議協議后,根據雙方協商的具體內容和有關細節,填寫會議接待通知單,經核對無誤,下發至各部門
,并保存該次會議的檔案;
 
6、會議接待發出會議接待通知單后,需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系,協調會場的布置,跟蹤會議進程;
 
7、會議結賬會議結束,若客戶消費掛賬,其帳務由銷售部和財務部共同催收,餐飲部給予協助;
 
8、會議送別恭送會務方領導及辦會負責人,為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人,加深友情;
 

9、會議結束,視需要召開總結會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關部門,同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;



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